Management Stratégique : L’art de la délégation.
Astuces pour faire de la délégation un moyen efficace d’amélioration des performances de votre entreprise.
Pourquoi ne vous feriez-vous pas aider par les autres en délégant une partie de vos tâches ? La peur d’abandonner vos tâches à des gens dont vous n’êtes pas sûr qu’ils les accompliront avec efficacité ? Vous ne voulez pas déléguer parce que vous êtes la personne la plus rapide dans l’accomplissement des tâches ; ok ! La délégation suppose que vous dites les choses les plus importantes aux délégués dans l’exécution des tâches transférées ; vous avez peur d’en oublier, d’accord ! Personne ne peut mieux le faire que vous. Vous ne savez quoi déléguer et puis si vous aviez à déléguer, vous n’avez pas les moyens pour recruter quelqu’un à qui vous déléguerez surtout que vous êtes trop critique à l’égard des tâches accomplies pas les autres. Enfin vous ne voulez pas déléguer parce que vous perdrez le contrôle d’une partie de votre organisation en la confiant à d’autres personnes.
Si nous résumons, la possessivité vous empêche de déléguer ; mais ne me dites pas que vous êtes aussi chauvins, vous qui si souvent avez très peu de temps. Entre rendez-vous importants et discussions inutiles avec de petits clients, votre stress monte en flèche, vous voyez à peine les membres de votre famille.
Si vous êtes cadre d’entreprise, j’ose croire que les expériences que vous avez acquises déjà vous permettent tout de même de migrer vers des tâches plus honorables que les menues occupations qui rongent si souvent votre temps.
Si vous êtes petit ou grand entrepreneur, j’imagine que vous tenez à faire grandir votre entreprise. Qu’est-ce qui vous empêche de demander de l’aide ? Nous y croyons souvent - et trop souvent que nous pouvons tout faire nous-mêmes. Mais une chose est sûre, à vouloir tout faire vous-mêmes, vous ne pouvez suffisamment vous concentrer sur vos point forts - résultat : vous éparpillez inutilement vos énergies.
En fait ce qui vous arrache votre autorité, c’est moins la délégation. Au contraire, la délégation vous permet de mieux contrôler et de parfaire le travail des autres. Le problème de la délégation de ce fait réside davantage dans la définition de la tâche à déléguer. Si vous arrivez à bien définir ce qui doit être fait et le résultat attendu, il est improbable qu’un assistant ou un employé qualifié ne l’exécute efficacement. Pour réussir dans la délégation, il faut établir une liste bien définie des tâches, la manière dont elles doivent être accomplies et une représentation claire des résultats attendus avant de les confier à qui que ce soit.
Voici des astuces pour vous aider à déléguer plus efficacement :
Déterminer les tâches à transférer et celles que vous devenez garder. Vous commencerez par énumérer vos points forts. Quels sont les aspects de la gestion de votre entreprise pour lesquels vous êtes la personne la plus en vue, la plus efficace ? Vous continuerez de performer ces tâches-là. En ce qui concerne les tâches qui sortent de votre domaine de compétences ou celles qui peuvent-être plus facilement accomplies par d’autres personnes, elles sont les premières que vous aurez à déléguer.
Supposons que vous avez l’habitude d’aller de client en client ( les recevant dans votre bureau ou leur rendant visite) en tant que chargé de la clientèle. Si vous choisissez par exemple de garder un contact rapproché avec les clients, vous aurez du mal à passer en revue votre fichier client et de façon efficace. La meilleure manière de vous en sortir est de sérier vos clients en deux catégories (sollicitations importantes et sollicitations moins importantes).
Vous confierez alors à un assistant les clients qui viennent ou qui appellent juste pour prendre des renseignements en vous occupant vous-mêmes des clients les plus disposés à passer à l’acte (la vente). Votre assistant prendra le soin de recueillir les besoins des clients et vous transférera les plus importants. Vous rencontrez ou ne parlez alors qu’aux clients qui ont vraiment besoin de vous. Si vous décrivez bien à votre assistant ce qu’il doit faire et qu’il est vraiment qualifié pour le faire, le résultat est que vos clients seront satisfaits sur les deux fronts. Quant à vous, chaque minute que vous passez avec un client conduira à un achat ou une promesse d’achat ou encore à la résolution d’une insatisfaction qui vous fera regagner et fidéliser un client. Comparée à la situation où vous mélangez tous les clients, le temps qu’un client vous fera perdre affectera votre disponibilité et votre sollicitude dans l’accueil du prochain.
Créez une liste de toutes vos tâches journalières, hebdomadaires ou mensuelles. A partir de cette liste, voyez ce que vous pouvez continuer de prendre en charge et ce que vous confierez à une autre personne.
Définissez un plan de délégation. Faîtes une liste de tout ce que vous avez à faire et comment vous aimeriez qu’on le fasse. Pour une délégation efficace, vous devez être en mesure de dire à la personne à qui vous confiez une tâche exactement ce qui doit être fait. Si vous pensez que personne ne peut le faire mieux que vous, c’est certainement parce que vous ne savez pas ce que vous voulez qu’on fasse. Pour ce cela, définissez clairement ce que vous souhaitez faire faire et de façon exacte comment vous voulez que ça soit fait.
Pour y arriver, décrivez vous-mêmes tout le processus de l’exécution efficace de la tâche. Déterminez le résultat à atteindre, le détail des étapes pour y arriver. Ensuite recrutez ou désignez la personne adéquate à qui vous remettrez alors le « cahier des charges » avec tout ce dont elle aura besoin pour réussir.
Recrutez la personne adéquate. Pour trouver la bonne personne, il s’agira pour vous de déterminer les compétences requises pour exécuter la tâche à déléguer. Sachez aussi ce que vous voulez qu’elle fasse pour vous. Lui confierez-vous les tâches administratives ? Les opérations de ventes et autres tâches marketing ? Recherchez-vous plutôt un analyste ? Une fois que vous déterminez les compétences dont vous avez besoin, recherchez la personne qui a exactement lesdites compétences .
En fonction de vos tâches actuelles, définissez les compétences dont vous avez besoin. Quand vous interrogez les candidats, posez des questions ouvertes qui vous permettront de savoir si le candidat a les compétences que vous recherchez. Attention, la disponibilité et l’engagement du candidat ne suffisent pas.
Précisez les résultats attendus et les responsabilités de la personne à qui vous déléguez. L’une des étapes les plus importantes de la délégation constitue la détermination des résultats attendus. Ceci se fait pour la plupart du temps à travers un contrat d’objectifs par lequel vous assignez à une personne des objectifs et des résultats spécifiques attendus tout en mettant à sa disposition tous les moyens dont elle aura besoin. N’oubliez pas de lui faire connaissance de vos attentes. Les résultats doivent être mesurables pour éviter après toute polémique. Vous demanderez par exemple à un commercial de faire au minimum 30 appels de vente par semaine plutôt que de lui demander de se charger de la prospection téléphonique.
Précisez ici les responsabilités est important parce qu’il y va de la survie de votre entreprise. Si vous fixez les quotas, les objectifs ou les résultats et qu’ils ne sont pas atteints, il faudra savoir qui en est responsable ; ceci permettra de savoir quelle action engager.
Déterminez des objectifs, des quotas ou résultats spécifiques à atteindre par la personne à qui vous déléguez. Communiquez-les lui et prévoyez les mesures à prendre si les résultats ne sont pas atteints.
Jouez toujours votre partition : vérifiez continûment. La délégation n’est pas une porte de fuite de responsabilité. Si vous déléguez et puis vous vous croisez les bras, ne soyez pas surpris si les résultats ne sont pas atteints. Tout homme est faillible, surtout ceux qui n’ont personne pour leur dire très tôt qu’ils sont entrain de dérailler. Le suivi est l’un des facteurs clé de la délégation. Il s’agira de contrôler l’avancée effective des tâches déléguées et d’assister si possible les employés dans l’exécution (c’est du monitoring !de l’accompagnement !).
Au lieu de laisser vos employés à eux seuls, une fois les tâches assignées, choisissez des moments précis où vous procéderez à des concertations, des échanges sur l’évolution des tâches : un peu comme un coach de basket qui envoie ses joueurs sur le terrain et qui demande un temps mort pour de petits réglages. Choisissez vraiment une date précise : le mercredi à 13 heures ou le Jeudi à 17 heures par exemple. Il s’agit d’une séance de 10 à 15 minutes au cours de laquelle vous passez en revue les tâches déléguées, la progression dans leur exécution, les corrections à apporter…Vous pouvez par exemple dire à un commercial : « quand tu auras fini de rencontrer ou appeler 40 clients, passe me voir pour un petit point ». Point au cours duquel vous passerez en revue les difficultés qu’il a rencontrées et définissez ensemble des solutions pour les échéances prochaines.
Une revue périodique vous permettra de garder une vue sur l’évolution de votre entreprise ou département, de résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils apparaissent, d’éduquer et de développer ceux qui travaillent avec vous.
Si vous commencez, ce ne sera pas facile, mais tenez bon et faîtes-en une habitude. Vous verrez alors que l’efficacité procède beaucoup plus de la délégation que l’accroche et du zèle inutile au travail.
Par Hermann Cakpo |
